Emmelev A/S’ generelle persondatameddelelse
Emmelev A/S (fremover ”Emmelev”) producerer biodiesel, rapsfrøolie, rapsolie, rapskager, rapsudsæd og glycerin.
Nogle af Emmelevs kunder og leverandører er etableret som enkeltmandsvirksomheder. Oplysninger om enkeltmandsvirksomheder er omfattet af databeskyttelsesforordningens og databeskyttelseslovens (databeskyttelsesreglernes) anvendelsesområde, hvor enkeltmandsvirksomheder sidestilles som registrerede.
I det nedenstående beskriver vi, hvordan vi behandler oplysninger om enkeltmandsvirksomheder, og vi omtaler enkeltmandsvirksomheder som ”du/dig/dine”.
1. Hvem er ansvarlig for behandling af dine personoplysninger?
Emmelev A/S, Emmerlevgyden 25, 5450 Otterup med CVR-nr.: 54449712 afgør, til hvilke formål og hvordan oplysninger om din enkeltmandsvirksomhed skal behandles. Emmelev er derfor ”dataansvarlig” i henhold til databeskyttelsesreglerne.
Du kan derfor kontakte Emmelev på tlf.nr.: 64 82 25 40 eller mail: mail@emmelev.dk, hvis du har spørgsmål til denne persondatameddelelse, eller til hvordan Emmelev behandler oplysninger om din enkeltmandsvirksomhed.
2. Hvilke formål tjener behandling af oplysninger om din enkeltmandsvirksomhed?
For at Emmelev kan servicere sine aktuelle og potentielle kunder, der er registreret som enkeltmandsvirksomheder, har Emmelev brug for at behandle en række oplysninger om virksomhederne.
Servicering af potentielle kunder indebærer, at Emmelev besvarer henvendelser, afgiver prisestimater og udarbejder udkast til kontrakter.
Servicering af aktuelle kunder nødvendiggør, at Emmelev også besvarer diverse henvendelser, udarbejder kontrakter, noterer afgivne leverancer, iværksætter fragttransport, udsteder fakturaer og fremsætter eventuelle pengekrav.
Da Emmelev får en række råvarer leveret af enkeltmandsvirksomheder til sin produktion, har Emmelev behov for at behandle oplysninger om disse for at kunne administrere leverancerne. Administrationen består af besvarelse af henvendelser, udarbejdelse af kontrakter, notering af modtagne leverancer og håndtere faktureringer.
Emmelev har ligeledes løbende korrespondancer med enkeltmandsvirksomheder om potentielle leverancer.
3. Hvilke personoplysninger behandler Emmelev og på hvilke grundlag?
For at kunne servicere aktuelle kunder, håndtere henvendelser fra potentielle kunder samt administrere modtagne leverancer på råvarer har Emmelev behov for at behandle oplysninger om enkeltmandsvirksomhedernes navn, dennes medarbejders navn, kontraktoplysninger, CVR-nummer og adresse.
I forhold til aktuelle kunder og leverandører behandler Emmelev endvidere oplysninger om deres pengeinstitutter, den pågældende kontrakts genstand, håndtering af leverancer og konkrete henvendelser.
Behandling af disse oplysninger er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt eller forud for indgåelse af kontrakt, som enkeltmandsvirksomheden er part i, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
4. Hvem bliver personoplysningerne videregivet til?
Emmelev videregiver ikke oplysninger om mulige kunder og leverandører. Emmelevs revisor modtager oplysninger om ordrernes og leverancernes afgiver, modtager, karakter, kontrakter herom og fakturaer herfor.
Den udvalgte transportvirksomhed modtager oplysninger om fragtens leveringsadresse, modtager og genstand.
I tilfælde af en tvist mellem Emmelev og dens kunde eller leverandør videregiver Emmelev oplysninger om tvistens genstand til sin advokat.
5. Hvor længe vil personoplysningerne blive opbevaret?
Oplysninger om potentielle kunder og leverandører (dvs. enkeltmandsvirksomhedernes navn, kontraktoplysninger, CVR-nummer og adresse) bliver slettet så snart, henvendelserne er besvaret og ikke længere er aktuelle.
Oplysninger om modtagere af Emmelevs leverancer og leverancernes genstande bliver opbevaret i 10 år som følge af kravet herom i CO2-certificeringsordningen. Oplysninger om leverancer på råvarer, som Emmelev har modtaget, bliver ligeledes opbevaret i 10 år som følge af kravet herom i CO2-certificeringsordningen.
Kontrakter mellem Emmelev og dens kunder og leverandører samt fakturaer for de afgivne og modtagne leverancer opbevares i 5 år.
Oplysninger, som måtte indgå i en given tvist vedr. fx pengekrav, opbevares så længe den aktuelle tvist er uafklaret.
6. Dine rettigheder som registreret
Som registreret har du efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder, som du kan gøre brug af ved at kontakte Emmelev direkte.
6.1. Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har i henhold til databeskyttelsesforordningens art. 15 ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
6.2. Ret til berigtigelse
Du har i henhold til databeskyttelsesforordningens art. 16 ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
6.3. Ret til sletning
I særlige tilfælde har du i henhold til databeskyttelsesforordningens art. 17 ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
6.3. Ret til begrænsning
Du har i visse tilfælde i henhold til databeskyttelsesforordningens art. 18 ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
6.4. Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde i henhold til databeskyttelsesforordningens art. 20 ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.